DerTreasurer: Das Dilemma der Digitalisierung

Bei der Digitalisierung von Treasury-­Prozessen gibt es noch viele Pain Points. Doch Unternehmen können trotz Ressourcenmangel ihre Prozesse digitalisieren und dabei Zeit und Kosten sparen. Von Gregor Opgen-Rhein

Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse steht in den Treasury-Abteilungen vieler Unternehmen weit oben auf der Agenda. Zahlreiche Aufgaben erfordern einen stetig wachsenden Ressourceneinsatz: Sei es das aktive Risikomanagement, wachsende Compliance-Anforderungen, Änderungen von technischen Schnittstellen, Anpassungen an neue, regulatorische Vorgaben, die Einbindung neuer Services von Banken und anderen Dienstleistern oder die Einführung neuer Systeme, das Tagesgeschäft oder die Projektarbeit. Allein die Fülle dieser Aufgaben macht bereits deutlich, wie notwendig eine Digitalisierungsoffensive in der Treasury-Abteilung ist.

Doch angesichts des vorhandenen Arbeitsaufwands und in Zeiten des Fachkräftemangels scheinen Digitalisierungsinitiativen selbst zu einer Herkules-Aufgaben zu werden. Es ergibt sich ein geradezu klassisches Dilemma: Digitale Prozesse im Treasury tragen ganz entscheidend dazu bei, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und Zeit für die Kernaufgaben zu gewinnen. Ihre Einführung ist aber mit erheblichem temporärem Mehraufwand verbunden, der zunächst gestemmt werden muss.

Die Lösung dies Dilemmas liegt in der Beauftragung von externen Dienstleistern, die sich auf die Digitalisierung von Treasury-Prozessen spezialisiert haben. Dies können erfahrene, freiberufliche Interim-Manager sein, spezialisierte Beratungshäuser oder die Systemanbieter selbst, die durch die Systemeinführung bei ganz unterschiedlichen Kunden gelernt haben, die verschiedensten organisatorischen Rahmenbedingungen und Prozesse in ihren Systemen abzubilden, und ihren Kunden somit einen Best-Practice-Ansatz vorstellen können.

Konzept erstellen

Viele Digitalisierungskonzepte haben diese Partner bereits in der Schublade, die mit wenig Anpassungsaufwand umgesetzt werden können: ob nun zur Prozessstandardisierung, Systemzentralisierung, Automatisierung der Workflows, Prozessintegration in zentrale oder dezentrale Organisationen oder zur Security- und Fraud Prevention. Die Implementierungspartner übernehmen dabei sowohl die Abstimmung mit den unternehmensinternen Stakeholdern als auch mit den externen Bank- und Servicepartnern. Die Digitalisierungsprojekte werden so weit operativ umgesetzt und in das Tagesgeschäft eingebunden, bis sie nur noch an den verantwortlichen Treasury-Mitarbeiter übergeben werden müssen.

Doch welche Treasury-Prozesse eignen sich für die Digitalisierung besonders? Das sind vor allem analoge, beleghafte sowie manuelle und damit zeitintensive Vorgänge: ob die Abwicklung des Zahlungsverkehrs über verschiedene Bankportale und mit unterschiedlichen Unterschrifts-Token, die Dokumentation der Bankgebühren-Abrechnung sowie deren manuelle Prüfung, wiederkehrende KYC-Prozesse mit Vorlage unterschiedlichster Dokumente, die beleghafte Kontoeröffnung und -schließung sowie die manuelle Dokumentation und Verwaltung der Kontovollmachten, Wet-Ink-Signaturen auf Papierformularen, beleghafte Saldenbestätigungen zum Jahresabschluss oder das Vorhalten von beleghaften Kontoauszügen. All das sind bereits seit vielen Jahren große Pain Points für Unternehmen jeglicher Größe. Gerade hier bietet sich ein riesiges Digitalisierungspotential, dessen Hebung häufig nur daran scheitert, dass intern die Ressourcen zur Einführung der Projekte fehlen.

Passgenaue Systemlösungen und Bank-Services stehen für die Treasury-Abteilungen bereit. Unter der Führung spezialisierter Dienstleister lässt sich das Digitalisierungsdilemma lösen.