Durch Investitionen in neue Systeme und Prozesse konnten viele Unternehmen die Effizienz ihres Zahlungsverkehrs und Cash Managements bereits erheblich steigern. Die Verwaltung der Bankkonten sowie der entsprechenden Verfugungsberechtigungen bleibt oft dennoch sehr personal- und zeitintensiv. Auch die Vereinbarungen zu Bankkonditionen und die Prüfung der Bankabrechnungen sind bei vielen Unternehmen noch aufwendige "Handarbeit". Die seit geraumer Zeit bankenindividuell angebotenen technischen Lösungen auf Ebene von Programmierschnittstellen (Application Programmable Interfaces, kurz: APIs) sind derzeit aufgrund hoher Kosten und mangelnder Standardisierung oft noch keine ideale Lösung.

Standardisierung der Formate und Kanäle 

Als Alternative bietet sich die Nutzung internationaler, multibankfähiger Standards an, die für durchgängige elektronische Geschäftsprozesse in der Kommunikation zwischen Kunde und Bank bereits entwickelt wurden.

In Verbindung mit modernen Lösungen für das electronic Bank Account Management (eBAM) sowie das Bankgebühren-Management (BSB - Bank Services Billing) bieten diese Standards viele Vorteile: sie reduzieren manuelle Aufgaben und entlasten das Treasury unmittelbar; sie beschleunigen alle Vorgänge deutlich und schaffen konzernweite Transparenz. Standards wie ISO20022-XML und EBICS ermöglichen bei Banken im DACH-Raum und in Frankreich, die diese bereits unterstützen, das Angebot zu einem vernünftigen Preis-Leistungs-Verhaltnis zu nutzen. Multibanken-Fähigkeit erlaubt ein flexibles Onboarden neuer Banken, Konten und Mitarbeiter.

eBAM- und BSB-Konzepte auf Basis dieser technischen Standards konnten im Rahmen von Pilotprojekten mit international tätigen Transaktionsbanken und Firmenkunden als branchenunabhängige Lösung bereits in mehreren Ländern umgesetzt werden: für den gesamten Kontolebenszyklus von der Eröffnung bis hin zur Schließung eines Kontos einschließlich des Austauschs von digitalisierten KYC-Dokumenten und der Kontrolle der Bankgebühren.

Im Zentrum der Projekte steht stets eine einheitliche Plattform, über die sämtliche Banken, Konten, Konditionen und Vollmachten bis hinunter auf die Ebene der EBICS-Berechtigungen für einzelne Auftragsarten und Limite zentral verwaltet werden können. Damit hat das Treasury alle Konten im Blick und sieht sofort, welche MitarbeiterInnen über welche Konten mit welchen Beträgen verfügen dürfen und wer in welcher Weise für bestimmte Bankgeschäfte berechtigt ist. Zudem lassen sich so leicht alle gängigen Anforderungen zur Transparenz und Kontrolle der Revision und Wirtschaftsprüfer erfüllen.

Wesentliche Implementierungstreiber

Von der Möglichkeit, die Kontenverwaltung für alle Niederlassungen und Tochterfirmen zentralisiert und elektronisch in einem digitalen Standardprozess realisieren und überwachen zu können, profitieren alle Unternehmen. Besonders groß ist der Nutzen für international tätige Unternehmen und Firmen mit komplexen Konten und Vollmachtstrukturen. Der manuelle Aufwand für das Einrichten und Schließen der Konten und das Verwalten der Verfügungsberechtigungen entfällt; Fehlerquellen werden beseitigt. In der Kommunikation mit den Banken können die Daten elektronisch verschickt werden. Ein zentrales Dokumenten- und Vorgangsmanagement für alle unterschriftsberechtigten Personen, Bankkontrakte, Konten und Firmen inklusive revisionssicherer Protokollierung sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit. Detaillierte Auswertungs- und Vergleichsmöglichkeiten sowie die automatisierte Kontrolle der abgerechneten Bankgebühren fördern den Digitalisierungsgrad im Treasury und entlasten das Accounting.

Schrittweise zur erfolgreichen Umsetzung

Wie nähert man sich nun als Corporate Treasurer einem solchen Projekt?

1. Im ersten Schritt gilt es, sich den Status quo vor Augen zu halten. Viele Unternehmen haben relevante Informationen in Form von digitalen oder sogar gedruckten Dokumentenkopien abgelegt. Die zugehörigen internen und externen Workflows sind als Teil der Treasury-Governance verschriftlicht, aber nicht digitalisiert. Ausgehend von der Bestandsaufnahme sollte analysiert werden, welche Prozesse sich für die Digitalisierung anbieten und mit welchen Systemen die Situation verbessert werden kann. Beratungsunternehmen und/oder Systemanbieter können bei der Definition des Zielprozesses ggf. unterstützen.
    
2. Im zweiten Schritt folgt die Auswahl der geeigneten Systemlösung, mit der die bestehenden Prozesse optimiert werden können. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Kontoeröffnungsprozesse häufig abteilungsübergreifend strukturiert sind, gleichzeitig aber auch zentral durch das Treasury überwacht werden müssen. In einem zentralen Repository sollten daher alle notwendigen Informationen und Dokumente sicher abgelegt und auf Knopfdruck angezeigt werden können. Übersichtliche Darstellungen und Auswertungen der Kontovollmachten und Bankgebühren sind ein weiteres Kriterium. Mit nur wenigen Klicks sollte es möglich sein, Änderungen in den Vollmachten oder bei den Personen bank- und kontenübergreifend anzustoßen und den Bankpartnern mitzuteilen. Dafür ist es wichtig, dass zukunftssichere Schnittstellen und Formate für einen standardisierten End-2-End-Prozess unterstützt werden.
    
3. Im dritten Schritt ist schließlich das Gespräch mit den Banken zu suchen. Je nach eigenem Digitalisierungsgrad und Projektfortschritt bieten viele Banken bereits entsprechende ISO20022-XML-Formate wie acmt.nnn für eBAM oder camt.086 für die elektronische Bankgebührenabrechnung per EBICS-, SWIFT-, Host-2-Host- oder API-Schnittstelle an.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, lässt sich ein digitales eBAM und Gebühren-Management in einem gut strukturierten Implementierungsprozess gemeinsam mit den kontoführenden Banken aufbauen.

Quelle: Treasury Bulletin des Verband Deutscher Treasurer e.V., Ausgabe 01/2025