Die Automatisierung und Standardisierung des Zahlungsverkehrs, Global Cash Visibility sowie steigende Compliance-Anforderungen treiben Unternehmen an, ihre unterschiedlichen Electronic-Banking-Prozesse und -Lösungen in einen zentralen, internationalen Payment Hub zu überführen. Dafür ist eine strukturierte Vorgehensweise einschließlich einer technischen Prozess- und Systemanalyse erforderlich. Mit dieser werden die Formatverantwortlichkeiten verortet und alternative Übertragungskanäle evaluiert.

Landes- und bankspezifische Formatanforderungen werden idealerweise einmalig in einem zentralen Payment Hub hinterlegt und nicht redundant in den unterschiedlichen ERP-Systemen für Accounting, Treasury und HR-Zahlungen. Aus diesem Grund sollte der zentrale Payment Hub eine Konvertierungsfunktion mit Schnittstellen für verschiedene ERP-Quellformate unterstützen, aber auch die manuelle Zahlungserfassung in unterschiedlichen Zielformaten.

Ebics wird bedeutender

Internationale Bankenkonnektivität per Ebics hat aufgrund der integrierten Sicherheits-Features und der geringeren Einrichtungs- und Betriebskosten im Vergleich zum Swift-Kanal eine große und wachsende Bedeutung. Immer mehr Transaktionsbanken – aber auch die Bundesbank und die EBA – unterstützen den Ebics-Kanal. Dies ermöglicht selbst kleinen und mittelgroßen Unternehmen, einen zentralen, internationalen Payment Hub zu etablieren.

Bankspezifische Host-to-Host-Kanäle oder APIs sind überwiegend proprietäre Kanäle, die aufwendig implementiert werden müssen und nicht die von vielen Unternehmen gestellte Anforderung einer bankenübergreifenden „Plug-and-Play-Lösung“ erfüllen.

In der Regel fungiert die Finance-Abteilung der Holding oder ein Shared Service Center als unternehmensinterner System-Provider. Cash-Pooling-Vereinbarungen automatisieren den Liquiditätstransfer innerhalb des Konzerns. „Payments on behalf of“ oder „Collections on behalf of“ lassen auch eine organisatorische Zentralisierung der Verantwortlichkeiten zu. Solche Veränderungen rufen nicht selten interne Widerstände hervor.

Aber auch regulatorische Vorgaben gilt es zu beachten. Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) in Deutschland regelt zum Beispiel neben der Erlaubnispflicht für Zahlungs- und Kreditinstitute auch deren Abgrenzung zu privilegierten, „konzerninternen“ Service-Providern. Zur Erlangung dieses Konzernprivilegs müssen u.a. sämtliche administrativen und operativen Prozesse umfassend abgebildet, nachvollziehbar dargestellt und regelmäßig überprüft werden. Dazu gehören die vertragliche Dokumentation der innerbetrieblichen Dienstleistungen, die Einhaltung und Überwachung von gesetzlichen Vorschriften sowie von internen und externen Compliance-Vorgaben und deren regelmäßige Überprüfung.

Lückenlose Dokumentation

Idealerweise stellt der zentrale Payment Hub selbst die entsprechenden administrativen Tools zur Verfügung, zum Beispiel in Form eines strukturierten Bank-Account-Managements, integrierter Sanctions-Screening- und Denied-Party-Checks sowie eines Prozessmanagement-Tools. Die lückenlose Dokumentation sämtlicher aus- und eingehenden operativen Zahlungsvorgänge versteht sich als Basisfunktionalität. Unter Einhaltung dieser Anforderungen für das Konzernprivileg sollten sich weitergehende aufsichtsrechtliche Zertifizierungen vermeiden lassen können.