Home Office, Mobile Office, Shared Desktop, virtuelle Meetings, agiles Arbeiten, flexibilisierte Arbeitszeiten – neue Arbeitsformen halten Einzug in die Finanzabteilungen. Dies ist auch zwingend notwendig. Denn in einer global vernetzten Finanzwelt werden 24 Stunden am Tag weltweite Geschäftsprozesse „straight through“ und „instant“, also automatisiert und sekundenschnell in Echtzeit abgewickelt. Mit den traditionellen Arbeitsformen ist die Zukunft nicht mehr zu meistern. Die Pandemie wirkt dabei wie ein Brennglas, und der durch das Coronavirus bedingte Lockdown zwingt zum schnellen Handeln.

Lockdown zeigt Mängel auf

Kennzeichen der traditionellen Geschäftsprozesse sind Aktenordner und Belege, „Wet Ink“-Signaturen und manuelle Tätigkeiten. Sie prägen noch immer das tägliche Bild in vielen Finanzabteilungen. Der pandemische Lockdown, der die Belegschaft in das Home Office zwingt, macht die Mängel deutlich: Auf wichtige Dokumente kann aus dem Home Office heraus nicht zugegriffen werden, weil sie als Kopie in einem Aktenordner im Büro abgelegt sind. Persönliche Unterschriften für Kontoeröffnungen und Mandatsänderungen können nicht eingeholt werden, weil sich die Verantwortlichen zu Hause in Quarantäne befinden. Organisatorische Prozesse etwa für die KYC-Prüfung werden verzögert ausgeführt oder komplett angehalten, weil der verantwortliche Kollege aus der Steuerabteilung es versäumt hat, die FATCA-Klassifizierung weiterzureichen.

Es ist offensichtlich: Die Digitalisierung ist Voraussetzung und zugleich Erfolgsschlüssel von „New Work“. Der Digitalisierungsgrad der Geschäftsprozesse in der Finanzabteilung wird zum Key-Performance-Indikator. E-Finance, E-Banking, E-BAM, E-Invoices, E-Signaturen sind die Business Cases für digitale Geschäftsprozesse und Werkzeuge. Deren Standardisierung und Automatisierung ist das Ziel. Die Ausstattung der Mitarbeiter mit passender Hard- und Software, um den mobilen, weltweiten Zugriff vom Shared Desktop im Büro, aus dem Home Office oder aus dem Mobile Office zu ermöglichen, ist Grundvoraussetzung für die Digitalisierung und somit von „New Work“-Modellen. 

Aber Viren bedrohen nicht nur die Menschen. Cyberangriffe nehmen weltweit zu. Der Schutz des Unternehmens vor Schaden umfasst Präventionsmaßnahmen für Menschen, Maschinen und Systeme. Zudem muss ein erprobter Disaster-Recovery-Plan für den Notfall bereitstehen.

Weltweit mobiler Zugriff

Umso wichtiger ist es, dauerhafte Partner und zukunftsorientierte Systeme auszuwählen. Für das Digital Banking gehören zu einem kompletten Digitalisierungspaket zum Beispiel eine internationale Bankenkonnektivität für den Zahlungsverkehr und eine globale Cash Visibility über ein einziges zentrales E-Banking-System, aber auch Werkzeuge wie das E-Bank Account Management für die Verwaltung der Konten und Verfügungsberechtigungen, die automatisierte Rechnungsprüfung von E-Invoices der Banken und das automatisierte Sanktionslisten-Screening der ein- und ausgehenden Zahlungen sowie die Digitalisierung der KYC-Prozesse und Saldenbestätigungen.

Ergänzt um einen weltweiten, mobilen Zugriff, ein ausgefeiltes Sicherheits- und Ausfallkonzept sowie den Betrieb und die Administration der Systeme als ausgelagerte „as a Service“-Lösung, können eine zeitgemäße Digitalisierungsstrategie umgesetzt und die Voraussetzungen zur flexiblen Gestaltung von „New Work“ geschaffen werden.